紙・画像のイベント予定表をWebカレンダーにする方法｜更新しやすい予定表へ

店頭の紙、月ごとのチラシ、SNS用の画像でイベント予定を案内していると、予定変更のたびに作り直しと再配布が必要になります。見る人も、手元の画像が最新かどうかを判断できません。

紙や画像を完全になくす必要はありません。Webカレンダーを最新情報の正本にし、紙や画像は告知・案内用に使うと、これまでの運用を活かしながら更新しやすくなります。

Webカレンダーにするメリット

まず、紙や画像に載っている情報をイベントごとに分けます。「日時だけ」「タイトルだけ」ではなく、場所、予約先、問い合わせ先なども確認します。内容が古い予定や、まだ未確定の企画は分けておくと、公開する情報を判断しやすくなります。

特に、画像内にしかない情報は文字起こし時に間違いやすいため、元の申込ページや主催者情報と照らし合わせましょう。イベントを継続して開催するなら、今後入力する項目を統一しておくと更新が楽になります。

予定名は、画像を見なくても内容がわかる書き方にします。たとえば「ワークショップ」より「親子で作る夏のリースワークショップ」のように具体的にすると、一覧でも選びやすくなります。

店頭の掲示物やSNS投稿は、イベントを知ってもらう入口として有効です。紙には全予定を細かく載せきれない場合でも、WebカレンダーのQRコードと「最新の予定・詳細はこちら」を添えれば、必要な人をオンラインの一覧へ案内できます。

画像を作るときも、変更が起きやすい申込状況や詳細説明をすべて書き込む必要はありません。開催日と企画の魅力を伝え、最新情報はカレンダーを見る流れにすると、修正コストを抑えられます。

紙を見て来店する人が多い場合は、併用がおすすめです。紙は店頭での案内、Webカレンダーは更新情報と詳細を確認する場所として使い分けられます。

まずWebカレンダーを更新し、SNSや店頭で変更を知らせます。紙や画像は配布済みのものをすべて回収できないため、「最新情報はWebで確認」という導線を持っておくことが重要です。

紙や画像の予定表をWebカレンダーにすると、予定変更に対応しやすく、スマートフォンからも最新情報を確認してもらえます。Wiicalで公開カレンダーを作り、これまでの掲示物や画像から同じURLへ案内する形に移行してみましょう。